Bij DEFINE vinden we jouw privacy erg belangrijk. Dit betekent dat wij vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving omgaan met de gegevens die wij over jou te weten komen.

In dit privacy statement wordt uitgelegd hoe DEFINE omgaat met de persoonsgegevens die wij verwerken van kandidaten (ingeschreven of werkende flexkrachten), websitebezoekers, contactpersonen die werken bij zakelijke relaties (zoals klanten of leveranciers), eigen sollicitanten, stagiaires, freelancers, interne flexkrachten en werknemers.

1. Wie zijn wij? 

DEFINE Recruitment (hierna te noemen DEFINE) is gevestigd te Leusden (3833 LA), Plesmanstraat 2, is ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in dit Privacy statement worden beschreven. Dit Privacy statement is van toepassing op vrijwel alle gegevensverwerkingen van DEFINE.

2.   Doel voor verwerking 

Zodra je gegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door te solliciteren op een vacature, je bij ons in te schrijven als kandidaat of indien je op een andere wijze je persoonsgegevens aan ons verstrekt, geef je toestemming voor het verwerken van die gegevens. 

DEFINE verwerkt jouw persoonsgegevens om de door ons aangeboden diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen, waaronder bemiddeling, werving & selectie, uitzenden, detachering, payroll en (salaris)administratie. Wij verzamelen, verwerken en gebruiken de gegevens van jou voor onderstaande doeleinden: 

  • Jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk; 
  • Inzicht krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk ingezet wordt of hoe we je

kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk; 

  • Je voor te stellen bij onze opdrachtgevers; 
  • Een arbeids-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren voor de naleving van wet- en regelgeving;  – Een opdracht bij de opdrachtgever vast te leggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.

3.   Gegevens van (kandidaten, stagiaires, freelancers, interne uitzendkrachten en werknemers)

DEFINE verzamelt en verwerkt mogelijk de volgende persoonsgegevens van jou:

  • Voor- en achternaam; 
  • Geslacht; 
  • Geboortedatum en –plaats;
  • Nationaliteit;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres;
  • Arbeidsverleden;
  • Opleidingen;
  • Overige vaardigheden in het belang van een werkgever;
  • Salarisgegevens;
  • Gegevens over je beschikbaarheid;
  • CV en/of motivatiebrief;
  • Referenties;
  • Rijbewijs en bezit auto;
  • Onze aantekeningen tijdens de intake;
  • Het door DEFINE geschreven kandidaatprofiel;
  • Foto (indien deze vrijwillig door jou beschikbaar is gesteld); – Correspondentie over je sollicitatie.

Indien je via DEFINE gaat werken of hebt gewerkt, dan verzamelen en verwerken wij ook mogelijk de volgende gegevens:

  • Bankrekeningnummer;
  • Geslacht;
  • Kopie bankpas;
  • Burgerlijke staat;
  • BSN;
  • ID-bewijs;
  • Eventuele werkvergunning.

4.   Met wie kunnen wij je gegevens delen

DEFINE kan je persoonsgegevens delen met de volgende ontvangers: 

– opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen, waar je via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor jouw bemiddeling;  – leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens ons diensten verlenen. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen.

5.   Bewaartermijn

DEFINE bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren een bewaartermijn van 2 jaar (24 maanden) tenzij we met jou schriftelijk een andere termijn hebben afgesproken.

6.   Gegevens van zakelijke klanten

We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen:

  • voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over onze dienstverlening en overige activiteiten;
  • om een zakelijke relatie te onderhouden;
  • een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van onze klanten;

  • naam en contactgegevens;
  • functie;
  • gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt; – gegevens om een goede zakelijke relatie met je kunnen onderhouden.

Wij verzamelen gegevens van onze klanten om;

  • de overeenkomst met jou te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen;
  • met jou te kunnen communiceren;
  • een goede zakelijke relatie met jou te onderhouden, om;
  • je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten; – je te benaderen voor commerciële aanbiedingen en nieuwsbrieven;
  • om te kunnen factureren;
  • om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen.

7.   Gegevens van websitebezoekers

Op het moment dat je een van onze websites bezoekt of gebruikmaakt van een van de functionaliteiten van onze website, kunnen wij de volgende gegevens van je verwerken:

  • Gebruikers ID; 
  • Unique identifiers;
  • IP-adres;
  • Geschatte locatie (op basis van IP-adres);
  • De internetbrowser die je gebruikt;
  • Je websitegedrag en activiteiten (zoals clicks, pageviews en zoekopdrachten, inschrijving, sollicitaties, favoriete vacatures en instellen van een e-mailalert);
  • Soort apparaat (smartphone, tablet);
  • Feedback en gesprekken (via de live chat);
  • Persoonsgegevens voor deelname aan polls en surveys.

Deze gegevens gebruiken wij om je een dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden, de website te onderhouden en verbeteren en om de website persoonlijker en relevanter voor je te kunnen maken. Wij mogen deze gegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, namelijk: de website te kunnen verbeteren en deze beter af te kunnen stemmen op jouw behoeftes en wensen.

8.     Beveiliging

DEFINE neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens DEFINE diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is DEFINE met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens ook optimaal beveiligen.

9.   Inzien, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens

Je kunt ons op elk moment contacteren via info@definerecruitment.nl om jouw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Wij zullen je verzoek binnen de wettelijke termijn (1 maand) conform de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming inwilligen. Je krijgt van ons een bevestiging wanneer wij jouw gegevens verwijderd hebben.

10. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek?

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door DEFINE neem dan contact op ons op via e-mail info@definerecruitment.nl. Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Is er sprake van of een vermoeden van een datalek, neem dan ook direct contact met ons op via info@recruitment.nl.

DEFINE behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. Wij raden je aan deze verklaring daarom geregeld te raadplegen zodat je altijd van de laatste geldende versie op de hoogte bent. Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in november 2019.

Cookiestatement DEFINE 

1.   Gebruik cookies

Ja, wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken, zoals JavaScript. Dat is nodig om ervoor te zorgen dat onze websites en apps goed werken en gebruiksvriendelijk zijn. Als je geen cookies wilt, pas dan de instellingen van je browser aan of verwijder de cookies. Let op: als je cookies uitschakelt, werken de websites en apps minder goed.

2.   Betekenis en functie cookies

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die worden opgeslagen op je laptop, tablet of smartphone als je een van onze websites bezoekt of apps gebruikt. Zo kunnen wij je bij een volgend bezoek herkennen en kan de informatie uit de bestandjes worden teruggehaald. Op die manier hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw je gegevens in te vullen. Ook kunnen wij met cookies meten hoe onze websites en apps worden gebruikt. Op basis van die gegevens kunnen wij verbeteringen doorvoeren.

3.   Welke cookies en technieken 

DEFINE gebruikt standaard technieken die voor vrijwel alle websites en apps worden gebruikt. Deze technieken zorgen er samen met cookies voor dat ons systeem informatie kan verzamelen en opslaan.

De cookies die wij gebruiken, zijn:

  • Functionele cookies: Deze cookies zorgen ervoor dat onze websites en apps goed werken. Ook wordt hiermee informatie opgeslagen om het gebruiksgemak te vergroten, denk bijvoorbeeld aan je gebruikersnaam;
  • Analytische cookies: Deze cookies meten hoe je onze websites en apps gebruikt. De informatie wordt geanalyseerd om verbeteringen te kunnen doorvoeren;
  • Social media cookies: Deze cookies zorgen ervoor dat je bepaalde informatie direct kunt delen op social media. Dat kan via de links en buttons op onze websites of in onze apps;
  • Advertentie cookies: Deze cookies worden geplaatst door derden (zoals Google) om je relevante advertenties te tonen.

4.   Cookies niet toestaan, verwijderen of instellingen aanpassen

Je kunt zelf bepalen of je cookies wilt toestaan of weigeren. Als je niet wilt dat er cookies in je internetbrowser worden opgeslagen, pas dan de instellingen van je browser aan.

Ook kun je instellen dat je een melding krijgt als er een cookie wordt geplaatst. Opgeslagen cookies kun je verwijderen via je browserinstellingen.